Klar strukturiert den Büroalltag/Projekte meistern...E-Mails mit System!

Hilfe, ich werde von E-Mails erschlagen…

Das muss nicht sein, denn auch hier hilft eine klare Strukturierung. Und so kommen wir schon zum nächsten Wissenshappen, der Euch den Arbeitsalltag erleichtert.

Was schon im Vorfeld organisiert werden kann:

• 2. E-Mail-Adresse (Alias) für Newsletter & Co. einrichten
• Unnötige E-Mails an Kollegen vermeiden. Regeln festlegen, wann E-Mails in Kopie verschickt werden und  zu welchen Anlässen unternehmensinterne Verteiler verwendet werden
• Automatische Benachrichtigung ausschalten (lenkt ab und viele E-Mails werden mehrmals gelesen)

• Du benötigst eine Aufgabenliste/To-Do-Liste, in der Du aufschreibst, was Du tun musst

Und wenn Du die folgenden Punkte beherzigst, dann wirst Du es schaffen, den Überblick über Deine E-Mails zu behalten. Bearbeite jede Nachricht auf eine der folgenden Weisen:

1) SOFORT BEARBEITEN

• Wenn Du aufgrund der E-Mail selbst etwas tun musst, das sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt: Tu es sofort.Danach lege die E-Mail ab (siehe Ablegen)

• Danach lege die E-Mail ab (siehe Ablegen)

2) AUFGABE ERSTELLEN

• Wenn die Aufgabe >5 Minuten dauert oder wenn mehrere Teilaufgaben durchgeführt werden müssen, dann wird aus dieser E-Mail eine Aufgabe in Deiner To-Do-Liste
• Schreibe die Aufgaben auf und bestimme ein Datum, wann Du die Aufgabe erledigen wirst
• Danach lege die E-Mail ab (siehe Ablegen)

 3) WEITERLEITEN ZUR BEARBEITUNG

• Wenn sich aus der E-Mail eine Aufgabe ergibt, die eine andere Person für Dich erledigen muss, leite die Nachricht mit der Aufforderung zur Bearbeitung an die entsprechende Person weiter.
• Danach verschiebe die E-Mail in den Ordner „Nachfassen“
• Notiere in Deiner To-Do-Liste, dass Du nachprüfst, ob die Aufgabe erledigt wurde oder wann Du mit einer Antwort rechnest

4) WEITERLEITEN ZUR INFORMATION

• Wenn die E-Mail Informationen enthält, die nicht für Dich, aber für eine andere Person wichtig ist, leite die Nachricht mit einem Hinweis weiter
• Danach E-Mail löschen

5) ABLEGEN

• Manche E-Mails gelten als Geschäftsbrief und müssen archiviert werden. Manche  brauchst Du evt. später für Deine Arbeit. Beide E-Mail-Typen ablegen (in einen passenden Ordner im E-Mail-Programm verschieben oder lokal abspeichern). Danach aus dem Posteingang löschen

6) LÖSCHEN

• Eine E-Mail, die jetzt noch übrig ist, einfach löschen. Sie enthält keine Aufgabe, muss nicht abgelegt werden und ist für niemanden im Unternehmen wichtig (Newsletter, Werbe-Mails…)
• Nimm Dir die nächste E-Mail vor und bearbeite sie nach diesem Schema. Am Ende sind alle E-Mails bearbeitet
• Alle E-Mails sind aus dem Posteingang in den Papierkorb oder in die Ablage gewandert. Der Posteingang ist leer. Wenn sich aus den E-Mails Aufgaben ergeben haben, findest Du diese in Deiner To-Do-Liste

Und zu guter Letzt noch drei kleine Tipps:

1. Alle, die eine Aufgabe übernehmen sollen, stehen im Empfängerfeld (An:) und nicht in Kopie (CC:)
2. Der Sender schreibt im Betreff und in den ersten Sätzen der E-Mail klar, was zu tun ist: prüfen, bestätigen, klären, informieren, zusammenstellen, buchen, zur Kenntnis nehmen
3. Der Sender schreibt auch, bis wann die Aufgaben erledigt werden müssen (Deadline)

Viel Erfolg bei der Umsetzung!